La obligación legal fijada en la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, pretende que las empresas dispongan de un canal de “denuncias” que goce de la protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones que cometan las personas dentro del ámbito jurídico de la empresa (infracciones graves o muy graves en el Orden Administrativo o Laboral, o posibles comisiones de delitos).

Este Sistema es un conjunto de herramientas y procedimientos que tienen como finalidad facilitar la detección y gestión de posibles infracciones dentro de la organización.

Grupo IPARFRIO ha dispuesto un canal de denuncias accesible a todas las personas deseen realizar consultas o informar de irregularidades o infracciones normativas a través del correo electrónico Helbide elektroniko hau spambot-etatik babestuta dago. JavaScript gaituta izan behar duzu ikusi ahal izateko. o también a través de la página web del Grupo IPARFRIO mediante el uso de un formulario (Formulario de denuncia) al que se accede a través de https://www.iparfrio.com/canaldedenuncias. 

Las partes interesadas que no tengan una vinculación orgánica con la organización (clientes, proveedores y subcontratas) podrán usar así mismo del canal de denuncias expuesto públicamente en la web de la entidad dándosele a estas el mismo tratamiento y en las mismas condiciones de seguridad que si se fuera formulada por una persona de dentro de la organización.

En estos casos el canal de denuncias no es sustitutivo ni puede confundirse con el servicio de atención al cliente, la dinámica de ambos recursos es diferente y para diferentes fine. El Órgano Responsable del Canal remitirá a la persona a quien corresponda la atención al cliente aquellas comunicaciones que entienda que son de su competencia y esta remitirá al Órgano Responsable del Canal aquellas comunicaciones o quejas que puedan presentar indicios que una irregularidad objeto y competencia del ámbito de cumplimiento.

Que conductas son susceptibles de ser denunciadas, agrupadas en las SIGUIENTES CATEGORÍAS:

1. Conductas u acciones inmorales o ilegales en el desempeño del trabajo. La comisión de una conducta que pueda infringir la normativa de riesgos laborales comprometiendo la seguridad y salud en el trabajo, o que constituyan infracción de las disposiciones laborales, procedimientos o códigos éticos del Grupo IPARFRIO.
2. Gestión inadecuada o lucrativa de los recursos empresariales. Los conflictos de intereses, el uso de activos empresariales para fines propios o la inadecuada gestión o manejo de los recursos
3. Robos: Cualquier tipo de robo, hurto o sustracción de bienes personales.
4. Acoso laboral. Cualquier tipo de abuso de poder y acoso (laboral, o de otra índole) mediante la intimidación, amenaza oral, escrita o física.
5. Acoso sexual en el trabajo: cualquier tipo de acoso sexual, acoso por razón de sexo, acoso por orientación sexual, identidad sexual y/o expresión de genero
6. Tratos discriminatorios o tráfico de influencias. Mobbing (diferencia de trato de un empleado respecto de sus compañeros por razones no relacionadas con el desempeño laboral), tráfico de influencias o aprovechamiento indebido de información.
7. Mal uso de información clasificada.
8. Fraudes y corrupción. Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave, como estafa, fraude fiscal, blanqueo de capitales o cualquier otro tipo de corrupción.

En cualquiera de los supuestos señalados anteriormente, el informante puede optar por mantener el anonimato (no revelar su identidad) o identificarse. En este último caso, se garantizará su confidencialidad con pleno cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 2/2023 y en la normativa de protección de datos personales.

La persona informante tendrá derecho a conocer el estado de la tramitación de su comunicación y los resultados de la investigación (con obligación de confidencialidad), excepto en casos en que hubiere renunciado expresamente a recibir comunicaciones o se pueda comprometer la confidencialidad o el buen fin de la investigación. Para ello, deberá facilitar una dirección de correo electrónico u otro medio de comunicación y adquirir el compromiso de preservar la confidencialidad del contenido de las notificaciones recibidas.

Para analizar la verosimilitud provisional de la información, la persona informante deberá proporcionar la mayor cantidad de datos posible sobre la presunta Infracción, incluyendo:

• Una descripción básica de los hechos. ¿Qué presunta Infracción se ha podido cometer y cómo?
• Las fechas (aproximadas) en las que se cometió. ¿Cuándo?
• Las personas sospechosas de haber cometido la Infracción, participantes en la misma y otras posibles conocedoras. ¿Quiénes?
• Los documentos, audios, videos, datos o cualesquiera otras fuentes de información (sean en papel o en soporte informático) que puedan ser utilizados para corroborar o aclarar la presunta Infracción. ¿Con qué pruebas o indicios se cuenta?

La persona informante que hubiere comunicado una información por escrito recibirá un acuse de recibo dentro de los 7 días naturales posteriores a la recepción de la información por parte de la responsable del Sistema (salvo que la persona informante hubiere declinado recibir información o hubiere realizado una comunicación anónima sin indicar ningún medio de contacto). 

Cuando la responsable del Sistema considere que la información recibida es total o parcialmente confusa o insuficiente, podrá solicitar a la informante que se hubiere identificado (o proporcionado medio de comunicación) las ampliaciones o aclaraciones correspondientes.

Análisis preliminar de la información 

La responsable del Sistema realizará un análisis preliminar de la información y tomará alguna de las siguientes decisiones:

• Iniciar una investigación.

Se practicarán las diligencias que se estimen oportunas para el esclarecimiento de los hechos y para la averiguación de las personas presuntamente responsables. 

Si el buen fin de la investigación lo permite, se informará de los hechos a la persona o personas afectadas, brindándoles la oportunidad de realizar alegaciones. En todo caso, la identidad del informante se mantendrá en secreto y no podrá ser revelada a la persona o personas afectadas. 

Una vez finalizadas todas las diligencias de investigación, la responsable del Sistema elaborará un informe final donde especificará las conclusiones extraídas y su valoración de los hechos relatados. Podrá proponer dos posibles acciones:

• Archivo del procedimiento.

Si estimase que el hecho no es constitutivo de Infracción, que no aparece suficientemente justificada su perpetración o que no se ha acreditado autor conocido.

• Propuesta de continuación del procedimiento.

Si considerase que de las diligencias practicadas convergen indicios racionales de que se han podido cometer alguna Infracción por parte la persona o personas afectadas. 

En este caso, podrá proponer, según los casos: la interposición de denuncia penal ante la fiscalía o Juzgado correspondiente; la presentación de denuncia administrativa ante la autoridad correspondiente; y/o la adopción de medidas correctoras.

Decisión final 

La responsable del Sistema- remitirá el informe final al Órgano de administración, para que decidan si archivan el expediente o si acuerdan alguna o todas las propuestas formuladas por él mismo.

Con carácter general, esta decisión deberá tomarse en el plazo máximo de 3 meses desde el acuse de recibo de la comunicación (si no se ha enviado un acuse de recibo -por ser una comunicación anónima, por ejemplo, el plazo comenzará a partir del transcurso de 7 días naturales tras la recepción de la comunicación). Sin embargo, el plazo podrá ampliarse en otros 3 meses si la investigación fuera compleja.  

El Grupo IPARFRIO garantizará la protección de la persona informante de buena fe frente a posibles represalias por parte de la organización o de terceros. Por represalias se entiende no solo las que tuvieren un contenido disciplinario, sino las restricciones en la promoción interna, en el acceso a la formación, a las medidas de conciliación, etc.

No obstante, se exigen ciertos requisitos para que se otorgue dicha protección: Que la información proporcionada sea veraz o que la persona informante tenga una justificación razonable y objetiva para creer en su veracidad en el momento de la comunicación. Además, la información no debe haber sido obtenida ilegalmente, ni puede ser de conocimiento ya público o basarse en meros rumores o suposiciones.

La Ley 2/2023 establece que informar intencionalmente información falsa es considerado una falta muy grave, lo que puede acarrear sanciones económicas de entre 30.001 y 300.000 euros. Además, esta conducta de facilitar información falsa podrá ser sancionada disciplinariamente por parte de Alconza.